化挑战为成功：LIMS 实施的最佳实践方案

正在实施实验室信息管理系统 (LIMS)，看上去进展顺利，一切尽在掌握。然而，突然间，这个过程就偏离了轨道。

到底是哪里出了问题?我们应该怎么做?

在这篇文章中，我们将介绍一些 LIMS 实施中常见问题以及解决这些问题的建议来回答这个问题。也许我们还可以针对难题的根本原因进行更深层次的分析。

LIMS 实施中常见问题及解决方案

1.变革挑战

改变是很困难的，对于那些没有参与决策过程的人而言，尤其如此。抵触变革可能源于错位的期望或对新系统的不适。在 LIMS 推出之前和期间，实施有效的变更管理策略可以减轻这种阻力。以下是一些建议策略：

阐明价值：向利益相关者和最终用户清楚地解释 LIMS 系统的益处以及变更的原因。明确目标、要求和时间计划，并与每个人进行探讨，以减少阻力。

调整策略：确保内部变更管理策略与供应商的实施计划一致，避免期望不一致。

定期更新：定期更新进度状态，并将变更及时通知利益相关者。

2.集成问题

为打破可能存在的信息孤岛，我们会考虑将 LIMS 与现有实验室仪器、软件应用程序以及第三方系统集成，在带来便捷性的同时，也有可能会导致数据同步和互操作性出现问题。为了应对这些挑战：

在项目生命周期的早期确定集成需求和依赖关系。

根据需要与第三方仪器支持小组和 IT 团队合作。

对系统集成进行全面测试和验证，确保无缝式数据交换和互操作性。

3.资源限制

资源限制是商业活动中不可避免的事实，请谨记这一点，并且：

确定项目任务的优先级，为基本需求分配资源。

确定可以重新分配资金并获得额外资源的领域。

向利益相关者传达资源限制和调整，以管理期望。

4.培训需求

LIMS系统上线后失败和性能指标滞后的一个主要原因，是对最终用户如何使用新系统的培训和支持不足。为了避免在上线之前出现问题，请执行以下操作：

评估最终用户培训要求。为不同的用户角色和技能水平制定定制化培训。

提供持续的支持和资源，以解决需求和问题。

5.范围蔓延

项目范围的逐步扩大可能会导致复杂性增加、时间线延长和预算超支。以下是控制范围蔓延的有效方法：

建立变更控制流程，以有效地评估、批准和管理范围变更。

评估项目时间计划、资源和预算的变更。

根据变更对项目目标和目的的重要性，确定变更的优先级。

6.技术问题

为了预防和解决问题，我们应该：

与LIMS供应商建立紧密关系，此举有助于在诊断和解决未来问题方面提供及时帮助。

参加客户会议，为客户提供机会，使其与系统支持团队建立关系并接受新功能的相关培训。

7.供应商支持问题

实施 LIMS 时，一个常见的问题是 LIMS 供应商的支持有限或无效。响应时间延迟会导致挫败感和未解决的问题。对此，您可以采取以下措施：

积极主动：与供应商建立牢固的关系，并请求其支持团队指定联系人与实施团队合作。

确保获得支持：在时间计划和可交付成果方面确保获得支持，以提高供应商对快速解决问题的承诺。

沟通记录：记录与供应商的沟通，并跟踪问题解决进度。

8.合规挑战

LIMS 软件本身不符合(或不合规)监管标准。合规性取决于软件购买者如何使用软件，从而决定了相关法规情况。在实施和持续使用过程中，确保合规性是一个持续的过程。主动了解需要遵循的合规要求，遵照执行并完整记录您的实践情况。

这是一个一系列问题的清单，它们有一个共同点-沟通。如果所有关键参与者都能就项目的变更和问题进行有效沟通，那么项目顺利实施的可能性就会增加。这听起来很简单，但从以往经验来看，它一直具有挑战性。通过采用沟通计划和有效工具，同时保持开放和透明的态度，则会有助于解决此类问题。

解决特殊问题

LIMS 通常配置可能不能完全满足您实验室的特定需求。因此，您可能会遇到上文中未涉及到的特殊问题。

本节为用户内部团队和供应商团队，提供了一项结构化整改计划，供其在解决特殊问题和常见问题时使用。

1.问题识别和影响评估：清楚识别和明确特殊问题。收集相关数据，包括受影响的系统或过程，以及相关背景情况。评估潜在风险、生产力损失、合规影响，并确定拟解决问题的优先级。

2.根本原因分析：使用 5 问法等技术来确定问题的根本原因。根据需要让利益相关者、专业领域专家和技术资源参与其中。有关根本原因分析的步骤，请参阅下文。

3.制定并确定整改方案的优先级：集思广益并确定潜在解决方案或纠正措施的优先级，以解决问题的根本原因(或原因)。考虑可行性、成本效益以及对现有系统或过程的影响等因素。评估每个可选方案，并选择最合适的解决方案。

4.制定详细行动计划：将每个行动项的责任分配给个人或团队，并设置明确的进度计划和截止日期。

5.分配资源：确定并分配所需的资源，包括人员、专业知识、工具和技术。

6.与团队沟通：向受影响的所有人员清楚地传达计划，提供有关问题状态、整改措施建议以及预期完成时间的更新。解决团队成员可能提出的任何疑虑或问题。

7.实施整改计划：根据既定时表和行动步骤执行计划。密切监督进展情况，并解决实施过程中出现的任何障碍或挑战。确保受影响的所有人员了解进度和计划的任何变化。

8.测试/验证/监控：测试已实施的解决方案，以确保这些方案能够解决问题而不会产生意外后果。监督并跟踪关键绩效指标，以衡量进度并验证问题是否已解决。跟进受影响人员，以确保他们满意并解决任何剩余的问题。

9.记录和回顾：记录在实施计划过程中执行的所有操作，包括问题识别、根本原因分析、整改计划、执行和结果。定期回顾整改计划的有效性并根据需要调整。

如何进行根本原因分析

确定问题的根本原因对于有效解决问题至关重要。

1.明确问题：清楚地阐明您正在调查的问题。具体说明特征、影响和任何相关背景，例如“这是否属于上游问题?”

2.收集信息：收集与问题相关的数据，可能包括事件报告、日志、文档、与利益相关者的访谈以及对行动中问题的观察。

3.确定并缩小可能原因的范围：集思广益，找出可能导致该问题的潜在因素。使用视觉因果分析等技术来探究问题的各个方面和观点。

4.调查和验证根本原因：更深入地挖掘每个潜在原因，以确定其根本原因或原因。反复问“为什么”，以揭示更深层次的因果关系，直至找到根本原因。请咨询专业领域专家或利益相关者，以确认您的发现。

5.制定和实施解决方案：集思广益并评估可能的解决方案或纠正措施。考虑可行性、有效性和潜在的意外后果，实施并评估。

6.监控和评估：随着时间的推移，跟踪解决方案的有效性。监控关键绩效指标，以评估问题是否得到有效解决。

7.记录并传达结果：向利益相关者(包括参与和受影响的用户)提供根本原因分析和实施结果，提供清晰透明的沟通。

8.回顾与学习：进行分析后回顾，以确定吸取的经验教训。使用此反馈来改进未来的问题解决工作，并防止类似问题再次发生。

勇敢排除故障

无论您面临常见问题、应对特殊挑战，还是竭力确定根本原因，本指南都将助您有效地解决 LIMS 实施问题。如您需要专家建议或帮助，我们会随时为您提供帮助。